はじめての中国・アジア転職コラム

第13回：転職活動で気をつけたい、メール連絡のポイント

海外就職ノウハウ 2021-07-29

■2021/7/29

第13回：転職活動で気をつけたい、メール連絡のポイント

こんにちは、カモメ編集室です。
転職面接前には履歴書や職務経歴書を作成したり、応募企業のリサーチをしたり、質問を予想して回答をあらかじめ考えたり……。内定に一歩でも近づくために、いろいろと準備を行いますよね。

ですが、面接での対応はバッチリなのに、メールでのやりとりで印象を悪くしてしまう方がいるようです。

意外とやりがち？企業担当者が気になるメールのあれこれ

求人サイトから応募すると、求職者と企業担当者が直接やりとりすることになります。そのなかで、せっかく書類や一次面接が通過できて、次のステップに行けることになったのに、いつまでたっても求職者から返信がないケースがよくあるといいます。

実は、メールのやり取りも重要な選考基準のひとつ。返信が遅いと応募意欲がないと捉えられたり「ルーズな方なのかな？」と思われて、それが理由で不採用になってしまうことがありえます。

3～4日返信がないと、企業担当者からカモメへ「連絡が取れません」と問い合わせがくる傾向にあります。どんなに忙しくても、当日か翌日中には返信するのがベターだといえるでしょう。もし、面接可能日などがまだ分からない場合には「スケジュールを調整しています。いついつまでにご連絡します」と伝えれば、辞退だと勘違いされることもありません。

ほかにも企業側の採用担当者は、メール連絡において以下のようなことが気になるようです。

●現職のメールアドレスを使用している
現職のメールアドレスを使用して転職活動をされる方がいます。仕事中でも確認しやすいメリットはあるものの、それが理由で不採用になるケースが実際にあるそうです。やはり、転職時にはプライベートのメールアドレスを使用するのが無難です。

●メールアドレスの文字列が意味深
キャラクター名や芸能人の名前、意味深な言葉を使用したメールアドレスなどがありますが、企業担当者は意外と見ています。評価には直接関係しないものの、名前を使用したものや主張のない文字列なら悪目立ちすることはありません。

●アカウント名がニックネーム
アカウント名を、ニックネームなどで登録している方が多くいます。ただ、それだとメールフォルダで検索できなかったり、見落とされてしまう可能性も……。本名で登録しておくと、誰からメールが来たのか一目瞭然です。

●メールの文面がフランクすぎる
日程調整の返信などで「ＯＫ」「だめです」など、一言でメールが返ってくることがあるようです。フランクすぎるとぶしつけな印象を与えますし、中国アジアの企業においてもマナーは求められることが多いです。海外においても、日本と同様のビジネスマナーは心がけるのが適切です。

人事からの評価が、内定結果にも関わります！

ケースバイケースですが、求職者と企業側のメールのやりとりはおもに人事が行い、面接は別の担当者が行う傾向があります。面接での評価が良くてもメールでの印象が悪いと、人事と面接官とで、評価が分かれてしまいます。それが原因で不採用になってしまうことも……。人事は面接には参加しなくとも、内定結果を左右することもあるのです。丁寧な対応を心がけましょう。

私たちが伺った内定事例では、候補者の対応は速く、かつ書面が丁寧である傾向がありました。また、企業側は複数の候補者を同時並行で選考するため、連絡が遅いと、タッチの差でほかの方に内定が出てしまうこともありえます。

せっかくの志望企業なのに、メールでのやり取りのせいで不採用になってしまうのは残念ですよね。連絡時の対応もひとつの選考基準。そのことを念頭に、スマートな対応を心がけていきましょう！

さて次回は、転職時におけるデータやりとりの注意点についてお伝えします。